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Consulting

Limiti e opportunità del Change Management dal privato al pubblico

Il Change Management è contemporaneamente un approccio ed una metodologia per la gestione integrata degli aspetti tecnico-funzionali e di quelli umani.

Attraverso il Change Management, è possibile predisporre risorse e processi per far avvenire i cambiamenti facendo collaborare le persone e trasformandole in protagoniste dell’innovazione.

Vediamo nel dettaglio quali fasi e professionalità fanno parte di un progetto di Change Management mettendo in luce le principali criticità al fine di comprendere quali sono i limiti alla concreta implementazione, ad esempio, nel settore della pubblica amministrazione.

 

Le fasi e gli attori del Change Management

 

Un progetto di Change Management si compone di diverse fasi che possiamo sintetizzare in:

  • Analisi AS IS: valutazione dello scenario e delle ipotesi e verifica del valore;
  • Progettazione: definizione dell’operatività e prototipazione;
  • Implementazione: messa a terra della progettazione con coinvolgimento di tutte le parti;
  • Consolidamento: trasformazione delle nuove prassi in abitudini, standardizzazione e monitoraggio dei risultati con conseguente affinamento della strategia in essere.

Al fine di rendere il cambiamento ben strutturato e coordinato, non si può prescindere dall’individuazione di alcune figure chiave che dovranno intervenire per coadiuvarne lo sviluppo, dall’ideazione alla sua concreta realizzazione:

  • Change Sponsor: chi ha l’autorità per guidare il cambiamento, definirne gli obiettivi ed assumerne la responsabilità;
  • Change Agent: responsabile della gestione tecnica del processo di allineamento dei comportamenti e degli atteggiamenti delle persone rispetto al raggiungimento del risultato;
  • Change PM: chi gestisce le unità organizzative nelle quali realizzare il cambiamento. Ha la responsabilità della sua concreta realizzazione e integrazione nella struttura esistente.
  • Utilizzatori: le singole persone coinvolte nel cambiamento, alle quali si chiede di modificare il proprio modo di agire acquisendo nuove competenze e agendo nuovi comportamenti

 

Gli ostacoli al Change Management in azienda: l’importanza della comunicazione

 

Il modo in cui qualsiasi cambiamento viene percepito è influenzato in larga misura dalla modalità con cui viene comunicato.

Quando gruppi di professionisti cooperano per rendere possibile un cambiamento, infatti, i loro differenti approcci comunicativi, spesso in netta contrapposizione, possono risultare un grande ostacolo e creare resistenza al cambiamento stesso.

In letteratura, questa difficoltà è legata a due ordini di elementi che condizionano la percezione della comunicazione di un cambiamento:

  1. La posizione di potere/autorità da cui il messaggio arriva;
  2. Le tecniche comunicative utilizzate nel veicolarlo.

Una decisione percepita come “calata dall’alto” in quanto comunicata in maniera errata può innescare, infatti, reazioni di resistenza o di ribellione.

Oltre alla comunicazione interna inefficace, ci sono altre barriere al cambiamento, di natura differente, riguardanti:

  • Cultura poco orientata al cambiamento;
  • Assenza di monitoraggio dei risultati;
  • Cambiamento visto come minaccia;
  • Nessuna metodologia condivisa;
  • Mancanza di coinvolgimento

 

Settore pubblico e Change Management: un sodalizio possibile?

 

Le teorie e i case study sul Change management sono spesso focalizzati nel settore privato: questo perché le organizzazioni pubbliche appaiono, per loro stessa natura, molto burocratizzate e tale complessità è sicuramente un grande ostacolo per qualsiasi processo di cambiamento.

Se volessimo individuare i principi alla base del cambiamento e applicarli al settore pubblico, invece, sarebbero almeno quattro:

1) Formare una coalizione guida

La leadership organizzativa deve apparire compatta verso i processi di cambiamento da attuare e fungere da facilitatore di tali meccanismi.

2) Rispondere alla resistenza al cambiamento

La resistenza è l’inerzia di qualsiasi cambiamento. La grande sfida è ascoltare le motivazioni alla base di questa tendenza ed interrogarsi sulla validità dei processi posti in essere alla luce di tali posizioni ostili.

3) Stabilire un’esigenza di cambiamento

Questo principio è il più complesso nelle organizzazioni pubbliche, spesso ferme a pratiche e processi routinari in cui non si avverte il bisogno di cambiamento.

4) Cambiare strutture e processi del comparto HR

In un’organizzazione pubblica, la funzione HR è spesso vincolata da limiti di tempo e risorse per implementare correttamente nuove procedure e consolidare processi innovativi. Nonostante ciò, la trasformazione del modello organizzativo delle risorse umane è il cuore dei processi di Change Management, poiché rende manifesta la volontà dell’organizzazione di cambiare.

 

Change Management: un caso di successo nel settore pubblico

 

Dobbiamo volare oltre la Manica per trovare un esempio di successo di Change Management nel settore pubblico. Si tratta di NHS (National Health Service), il Sistema Sanitario Nazionale nel Regno Unito in cui sono stati unificati i database di librerie e banche dati di due importanti distretti sanitari di Londra, quello di North East e North West Thames. Questo è avvenuto grazie all’istituzione di un Change Agent di primo piano: la Library and Information Development Unit (LIDU) che ha supportato e facilitato i cambiamenti nel nuovo grande centro.

Ciò dimostra che anche le istituzioni pubbliche possono farsi promotrici di progetti di Change Management nonostante i loro limiti strutturali e di processo e che l’obiettivo del Change Management sia nel pubblico che nel privato è comunque quello di contribuire all’innovazione e di far accadere le cose.

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